Pedido

Un pedido engloba el proceso de solicitud de productos o servicios por parte de un cliente, su pago, facturación y despacho. Los pedidos en YiQi pueden tener diferentes workflows (circuitos de estados), en función de la complejidad de la operación.

Circuito corto

El circuito más simple es el siguiente:

Circuito extendido

Si se marcan todos los checks el Pedido opera con el circuito Extendido.

Este circuito agrega 2 estados:

A reservar: Pedidos con artículos reservados.

Esperando 2da validación: Pedidos armados, pero que aún no están en Staging Out (por ejemplo, porque no se validó la dirección de destino o no se le adosó la etiqueta del transportista)

Variantes en el circuito extendido

Desde el estado Reservada, pueden decidirse dos caminos alternativos, uno para indicar si fue pagado y otro para trabajar con Picking lists

Elección y configuración del circuito

La definición del circuito se realiza en el Origen del Pedido -en Parámetros/Ventas/Origen del pedido- y es la misma para todos los pedidos realizados.

Dependiendo de los checks que tengamos marcados, el Pedido tiene un circuito más o menos extenso:

Origen de pedido nos indica dónde se creó el Pedido. Este puede provenir de diferentes e-commerce, o bien puede ser un pedido realizado manualmente.

Los parámetros de configuración del Origen del Pedido significan lo siguiente:

• Frena en A Reservar: Si está tildado, el pedido queda en "A reservar". Si no, continúa a "Staging Out".

• Esperando 2da Validación: Si está tildado, el pedido queda en "Esperando 2da validación". Si no, continúa a "Staging Out". Sólo aplica cuando no es Pedido Corto.

• Espera Picking List: Si está tildado, desde el estado "A reservar" pasa a "En espera de Picking List". Si no, pasa a "Esperando 2da validación" o "Staging Out", según corresponda.

Así mismo, se puede seleccionar la opción Facturar en Reserva el pedido: Esta opción le indica a YiQi que debe crear la factura (Proyectada) una vez que el pedido sea Reservado. Es decir, una vez que haya confirmado que se encuentra stock del producto.

Reservar pedidos pendientes de pago

Si queremos configurar YiQi para que el stock sea reservado de los pedidos que aún no han sido pagados, debemos tener en cuenta lo siguiente:

1. El check "Reservar pendientes" debe estar tildado.

2. Dentro de la solapa "Parámetros de integración", en el cuadro de texto "Estados de pedido" podemos agregar los estados adicionales que queremos que YiQi lea. Por ejemplo, "pending".

Lista de precios del pedido

Al elegir el Cliente, o al cambiar el Origen de pedido, el campo Lista de precios se completa solo con la primera lista configurada según este orden:

Origen de pedido	Lista propuesta, en orden de preferencia
Manual	1. La lista del cliente. 2. La lista del origen. 3. La lista de Parámetros.
Cualquier otro origen o integración	1. La lista del origen. 2. La lista del cliente. 3. La lista de Parámetros.

La lista propuesta se puede reemplazar por cualquier otra lista vigente; el combo ofrece primero las que corresponden al cliente y al origen. La lista elegida en el pedido siempre tiene prioridad sobre este orden.

Los precios de los artículos se completan con la lista del pedido. Si un renglón ya tiene los dos importes (precio unitario neto y precio unitario final), no se reemplazan por los de la lista.

Cambiar la lista en la cabecera no recalcula necesariamente los renglones ya cargados: para cambiar esos precios hay que usar el circuito de modificación o recálculo que corresponda.

Bonificaciones

El sistema tiene dos instancias de descuento. Una por artículo / servicio y una general.

Si el pedido informa descuentos en forma puntual se cargan como bonificación del artículo / servicio correspondiente.

En caso de no estar discriminado se determina qué porcentaje de descuento correspondería a todo el conjunto del pedido para lograr el descuento recibido.

El Objtivo es que lo que figure a facturarse sea lo mismo que lo que se recibe como pago, así todo queda balanceado.

Si bien hay algunos casos donde por ejemplo la plataforma realiza descuentos y luego los bonifica al vendedor, en el sistema no lo discriminamos esto en el pedido si no que cae como una bonficiación como cualquier otra.

Qué se factura del pedido

Cuando el pedido genera su factura (automáticamente según el circuito, o con la acción Facturar), YiQi incluye sólo lo que todavía no se facturó, con estas reglas:

• Los artículos y servicios con precio unitario 0 no se facturan.
• Los artículos con bonificación del 100% sí se incluyen en la factura, con su bonificación.
• Si el pedido tiene un descuento global del 100%, no se genera factura.

La acción Facturar está disponible, entre otros, en los estados En espera de pago, A reservar, Quiebre 2 y Esperando Orden de Producción. Genera la factura de lo pendiente y el pedido vuelve al estado en el que estaba.

Creación y asignación de Servicios

Cuando un pedido ingresa desde una integración con tiendas externas (o se le incorporan cargos de envío, logística o comisiones), el sistema asocia los servicios correspondientes al pedido a través de su detalle de servicios (Det. Ped/Serv).

Para determinar qué Servicio asociar o si debe crearse uno nuevo, se ejecuta la siguiente lógica de resolución:

1. Búsqueda por Agrupar Similares: En primer lugar, se verifica si existe un Servicio activo que tenga tildado el campo Agrupar Similares. En ese caso, el sistema evalúa si el nombre del servicio recibido coincide con el patrón o prefijo configurado en el campo Texto modelo de emisión de factura. Si encuentra una coincidencia, se utiliza dicho servicio para evitar duplicaciones.
2. Búsqueda por nombre exacto: Si no se encuentra una coincidencia por agrupación de similares, se busca un Servicio existente cuyo campo Texto modelo de emisión de factura (o Nombre) coincida exactamente con el nombre del servicio recibido.
3. Creación automática del Servicio: Si tampoco existe un servicio con ese nombre exacto, el sistema lo crea automáticamente completando:
   • Nombre y Texto modelo de emisión de factura: Nombre del servicio recibido (truncado a 100 caracteres).
   • Código: Nombre del servicio recibido.
   • Precio: El costo o tarifa asignada.
   • Moneda: La moneda por defecto de Parámetros generales.

Una vez obtenido o creado el Servicio, se genera el correspondiente registro en Det. Ped/Serv vinculado al pedido, asignando la cantidad, el precio unitario final y el porcentaje de descuento adicional si correspondiere.

Reserva de artículos

Para seleccionar de donde reservar los artículos de un pedido, YiQi tiene en cuenta distintos factores:

Origen del Pedido: Podría ser que un negocio realice ventas web como en un local, y decida tener ubicaciones de stocks separadas para completar los pedidos. Esto se determina desde la solapa "Ubicaciones".

Nota: Es posible que una misma ubicación corresponda a orígenes distintos.

Además, aquí se le asigna una prioridad a esa ubicación. Si tuviera dos depósitos, se puede especificar que se utilice primero el stock de uno antes que del otro.

La prioridad es un número que va de 1 en adelante, siendo 1 la de mayor prioridad. Varias ubicaciones pueden tener la misma prioridad repitiendo el número que se les asigna.

Vale destacar que sólo es necesario ingresar aquí la ubicación de cabecera. Es decir, si dentro de un depósito se tienen distintos pisos, no es necesario cargarlos todos individualmente. Basta con cargar la ubicación madre.

Nota: Para más información, consultar Ubicación de Stock

Si también se quisiera determinar una prioridad entre las Ubicaciones que están bajo una misma madre, es posible hacerlo, pero para ello debe asignarse la prioridad (nuevamente, siendo 1 la de mayor prioridad) desde el campo correspondiente en la Ubicación de Stock.

Importante: Es necesario que las Ubicaciones de Stock tengan una Ubicación de Reserva asignada.

Vale destacar que las Ubicaciones de Reserva no necesitan existir físicamente; es sólo un medio que utiliza el sistema para marcar el stock como no disponible para otros Pedidos antes de que efectivamente se realice la entrega.

Con toda esta información ingresada al sistema (además del stock correspondiente a cada producto), YiQi ya está en condiciones de determinar automáticamente la Ubicación de Stock con la cual cubrir el Pedido. Para que se de esto basta con cargar los Productos al pedido y seleccionar el botón "Solicitar reserva"

Ejemplos de reserva de artículos:

1. El caso más sencillo es en el que tenemos cargadas la Ubicación para Origen de Pedido, la Ubicación de Stock y el Stock de un Producto que asignaremos a un Pedido.

En este caso, tenemos cargado un Stock de 994 unidades para un Producto y el Pedido es por 430 unidades.

Al solicitar la reserva, se puede ver cómo se completa el campo "Ubicación Actual"

que indica de dónde debemos buscar el stock para el Pedido. Además de completarse este campo, se realizó la reserva de la cantidad correspondiente de artículos (utilizando la ubicación de reserva, para marcar que esa cantidad ya no está disponible para otro Pedido).

El segundo caso es en el que no disponemos de suficiente stock para cubrir un pedido. Supongamos que tenemos 250 unidades de un producto y llega un pedido pidiendo 300 unidades.

En este caso, como tengo stock para cubrir sólo una parte del Pedido, se reserva el stock disponible en la ubicación correspondiente y se desdobla el producto en un nuevo ingreso, reflejando en uno la cantidad que ya se reservó (con "Ubicación Actual" completa) y la parte que no se pudo cubrir (con "Ubicación Actual" vacía) .

Además, el estado del Pedido es en este caso "Quiebre 2". El Pedido permanecerá en este estado hasta que ingrese stock y se vuelva a intentar hacer la reserva. Mientras tanto, con Remitar pendientes se puede generar el remito de venta de la parte que ya quedó reservada; el pedido sigue en Quiebre 2 por el resto. Más detalle en Pedido en Quiebre 2.

Partiendo del caso anterior, supongamos que realizamos un ingreso de stock y ya podemos continuar con el Pedido que había quedado en "Quiebre 2". Basta con presionar el botón "A reservar" y el sistema vuelve a intentar asignar stock a los que aún no tiene una ubicación asignada.

Si el stock ingresado aún no alcanzara para cubrir el pedido, se daría el mismo caso que en el Ejemplo 2: Se asigna todo el stock posible y se genera un nuevo item por la cantidad que aún falta reservar. Esto se puede repetir todas las vececes que sea necesario, hasta cubrir todo el stock

Si alguno de los Productos cargados al Pedido no tiene Stock disponible, pero se lo puede producir mediante una BOM, se generará automáticamente una Orden de Producción por los artículos necesarios y el Pedido quedará en estado "Esperando Orden de Producción".

¿Cómo se determina la ubicación de destino de producción?

Al momento de que el pedido determine que necesita generar una OP se corren una serie de validaciones para verificar que haya un destino de producción válido.

* Si el pedido no tiene una ubicación de stock preasignada para la reserva, se revisa que el Destino de Producción configurado en el Origen de Pedido sea un destino válido. Esto es porque dependiendo si tuviera filtros o no podría no ser apto para usar en el pedido. En caso de ser apto se lo utiliza y en caso de no se verifican las demás ubicaciones hasta encontrar una que sí lo fuera.

* Si el pedido tiene una ubicación de stock preasignada para la reserva se revisa que esa esté habilitada por el tema de los posibles filtros aplicados. Si está OK, se la utiliza.

En caso de que no haya una ubicación disponible por temas de filtros, el pedido caerá en Quiebre 2.

Este proceso se realiza para que no haya problemas entre el stock generado por la OP y de donde intenta reservar el pedido.

Una vez se den de alta los artículos, el Pedido volverá a intentar asignarle una Ubicación de Stock.

Supongamos un caso un poco más complejo:

Se tienen dos depósitos, A y B. El Depósito A tiene prioridad 1 y el Depósito B tiene prioridad 2.

A su vez, cada uno de esos depósitos tiene tres pisos:

* Depósito A Primer Piso (Prioridad:1)

* Depósito B Primer Piso (Prioridad:1)

* Depósito A Segundo Piso (Prioridad:2)

* Depósito B Segundo Piso (Prioridad:2)

* Depósito A Tercer Piso (Prioridad:3)

* Depósito B Tercer Piso (Prioridad:3)

(Aclaración: Los depósitos tienen que estar cargados como Ubicación por Origen de Pedido. Los pisos basta cargarlos únicamente como Ubicaciones de Stock)

El Pedido, entonces, cuando quiera buscar stock para los Productos lo hará en el siguiente orden:

* Depósito A Primer Piso

* Depósito A Segundo Piso

* Depósito A Tercer Piso

* Depósito B Primer Piso

* Depósito B Segundo Piso

* Depósito B Tercer Piso

Es decir, se recorren todas las Ubicaciones de Stock que corresponden a una Ubicación por Origen de Pedido antes de buscar stock en la siguiente.

Si una ubicación no alcanza para cubrir toda la cantidad de un artículo, YiQi reserva lo que hay en ella, divide el renglón y busca el resto en la siguiente ubicación, en el mismo orden. Así, un mismo artículo puede quedar reservado en varios renglones, cada uno con su Ubicación Actual. Lo que no se pueda cubrir en ninguna ubicación queda en un renglón sin Ubicación Actual, como en el Ejemplo 2.

Liberar Reservas

Existen dos formas de liberar las reservas en un pedido. La primera es reiniciándolo, lo cual devuelve el pedido al estado inicial y hace un reingreso de todos los artículos reservados a su ubicación de stock inicial.

Al reiniciar, además, YiQi deshace los documentos del pedido que todavía no avanzaron: elimina las facturas Proyectadas (o con error al emitir), los cobros Pendientes y los remitos de venta Pendientes, y pasa las órdenes de producción asociadas a "Pedido Reiniciado". Los documentos que ya están en otro estado (por ejemplo, una factura emitida) no se tocan y hay que resolverlos aparte.

La segunda opción es hacer liberaciones por item. Esto se hace seleccionando el producto que se desea liberar y seleccionando la transición "Liberar Reservas". Al igual que con el reinicio del pedido se reingresa el stock a su ubicación de origen pero no tiene impacto sobre el estado del pedido. Es decir, si yo tengo un pedido en Quiebre 2, puedo hacer liberaciones por item y dejar el pedido en ese estado.

Datos que se completan al crear el pedido

Al crear un pedido con cliente (y cada vez que vuelve a En espera de pago), YiQi completa los campos que estén vacíos; los que ya tienen un valor no se modifican:

Campo	Cómo se completa
Vendedor	El vendedor habitual del cliente. Si el cliente no tiene, el vendedor asociado al usuario que crea el pedido.
Transportista	El transportista del cliente.
Condición de venta	La del cliente. Si no tiene, la de Parámetros y, en último caso, Contado.
Cliente de facturación	El mismo cliente del pedido.
Fecha	La fecha del día.
Provincia	La provincia del cliente.
Lista de precios	Según el orden explicado en Lista de precios del pedido.

Anular un pedido

La anulación se hace desde el propio pedido, con la acción Anular, y cierra todo lo relacionado:

• Cobros y remitos de venta: se anulan todos los asociados al pedido.
• Facturas: se anulan las que todavía están Proyectadas. Si el origen del pedido factura en una franquicia, también se anula la factura Proyectada del esquema de la franquicia; si esa factura ya no se puede anular, el pedido queda en A anular para revisarlo.
• Stock reservado: si el pedido nunca llegó a despacharse, las reservas vuelven a su ubicación de stock. Si ya se había despachado, la mercadería vuelve al anularse el remito; si el origen del pedido tiene configurada una ubicación de anulación, ingresa en esa ubicación.
• Órdenes de producción: las que estén activas se reingresan y pasan a "Pedido anulado".
• Picking List: según la configuración de Parámetros, el pedido también se quita de la Picking List.

No hace falta corregir a mano el stock, los cobros ni los remitos antes de anular: la anulación ya contempla esos movimientos. Una factura ya emitida no se anula con el pedido y hay que resolverla aparte (por ejemplo, con una nota de crédito).

Para pedidos que se cancelan en la tienda, ver Pedido con devolución.

Pedidos 'A anular'

El estado 'A anular' en los pedidos marca que hay algún documento que necesita revisión previa. Esto podría ser que hay facturas que aún no se anularon / cancelaron por NC. Remitos despachados o recibos no anulados. Para facilitar el proceso de anulación existe la posibilida de una vez en el estado A Anular se seleecione la transición "Anular documentos". Al seleccionarla se le consultará al usuario:

• Si dese generar NC para las facturas procesadas
• Si desea anular los recibos emitidos
• Si desea anula el remito de venta

La NC no está emtiéndose de forma automática por el momento, así que el usuario debe realizar esta acción en todo caso para terminar el proceso y poder mandar el pedido al estado final de anulación.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué hacer en caso de que se duplique el cliente por algún dato mal cargado por mismo?

A- Ingresar a Clientes y Proveedores/ Empresa - Buscar los clientes duplicados. Ingresar al cliente que está cargado correctamente y activar el chek "Activo (Cliente)". Luego controlar que el cliente que está mal, no lo tenga activado.

B - Ingresar al pedido, en la solapa general, buscar en el campo cliente el cliente correcto (es probable que se tenga que borrar lo que esté escrito).

C - Por último, si la factura ya fue proyectada ingresar a la factura de ese pedido, y cambiar también ahí el cliente. Aplicar.

2. ¿Cómo se realiza un cambio de productos de un pedido?

Cuando el cliente pide cambiar un producto que ya hemos despachado por otro nuevo (o básicamente realizar un nuevo pedido), existen varios procesos a realizar.

El primero es hacer una nota de crédito por la factura del producto anterior (Cargar NC por el total en la Factura), y devolver ese producto al stock (en algunos casos, los usuarios de YiQi eligen enviar esos productos en una ubicación de stock particular para su control posterior).

Luego, se debe crear un Remito de devolución (Stock / Remitos / Remito de devolución) indicando el Remito de venta del Pedido a devolver. Después de creado el remito de devolución, hacemos click en 'Cargar desde Remito de relacionado' (se completará automáticamente el remito de devolución con todos los productos del remito de venta indicado). Luego de 'Procesar', vuelven los productos al stock.

Luego, se crea un nuevo Pedido para los productos que se va a llevar.

Tener en cuenta al momento de hacer un Recibo por el cobro de este Pedido, que debemos procesar ajustes si el cliente tuviera un excedente en su cuenta (por la nota de crédito del paso anterior).

3. ¿Qué pasa si tengo una BOM y no tengo stock en la misma?

En estos casos se sigue la siguiente lógica:

• Si el Producto tiene Stock, el mismo se reserva.

• Si le producto no tiene Stock pero es Fullfilment va a Quiebre 2.

• Si el Producto no tiene Stock, no es Fullfilment y no tiene BOM va a Quiebre 2.

• Si un producto no tiene Stock pero tiene BOM, se crea una Orden de Producción.

• Es configurable en el Origen de Pedido que la Orden de producción se procese automáticamente.

4. ¿Cómo se cambia el transportista de un pedido que ya está en Staging Out?

Con la acción Cambiar transportista. YiQi pide el Nuevo transportista, lo asigna al pedido y el pedido vuelve al estado en el que estaba.

Edición de datos

En la entidad hija "Edición de datos Pedido" se podrá modificar el monto de "Costo de envío para la empresa" en cualquier momento, con la intención de que sea accesible desde la API de YiQi. Si falla al intentar hacer un cambio, avisa con una ayuda y un semáforo.