Gestión de cobranzas
Una Acción de cobranzas registra un contacto, una novedad o un compromiso relacionado con el cobro de una factura o con la cuenta de un cliente. Permite dejar constancia de lo conversado, asignar un responsable y programar el próximo seguimiento.
Crear una acción
- Ingresar a Ventas > Cobros > Acción de cobranzas y seleccionar Nuevo.
- Elegir una Factura asociada o un Cliente, pero no ambos. Si se selecciona una factura, YiQi completa el cliente automáticamente.
- Completar la Fecha, el Tipo de acción, el Comentario y el Cobrador.
- Informar la Próxima fecha cuando sea necesario programar un nuevo contacto.
- Guardar la acción. Queda en estado Activa hasta registrar el resultado de la gestión.
La pantalla también muestra, cuando corresponde, el monto pendiente y el estado de la factura. Las observaciones adicionales permiten conservar información que no debe perderse al cerrar el seguimiento actual.
Registrar el resultado
Elegir el resultado que represente lo ocurrido. Algunos resultados solicitan datos adicionales y generan una nueva acción de seguimiento.
| Resultado | Información a completar | Qué hace YiQi |
|---|---|---|
| Llamado reagendado | Fecha de reagendado y comentario de la nueva acción | Crea otra acción para esa fecha e inactiva la actual. |
| Con fecha de pago | Fecha de pago informada | Crea una acción para controlar el pago en esa fecha e inactiva la actual. |
| Pago a retirar | Fecha de retiro e indicación de si se retira en la dirección habitual | Crea una acción para el retiro e inactiva la actual. |
| Sin factura recibida | Comentario sobre la factura no recibida | Crea una acción inmediata para reenviar la factura e inactiva la actual. |
| Pago realizado | Observaciones que correspondan | Inactiva la acción actual. No registra por sí solo el cobro ni cancela la factura. |
| Sin novedades | Causa u observaciones | Actualmente no crea una nueva acción ni inactiva automáticamente la actual. Si se requiere seguimiento, debe programarse manualmente. |
Los resultados Sin factura recibida, Pago a retirar, Pago realizado y Con fecha de pago también pueden generar una notificación para Administración, de acuerdo con la configuración del sistema.
Reglas importantes
- Una acción activa debe estar vinculada con una factura o con un cliente, pero nunca con ambos a la vez.
- Cuando se crea el seguimiento automático, YiQi conserva la factura o el cliente, el cobrador y el tipo de acción de la gestión original.
- Una acción en estado Activa no puede eliminarse. Primero debe resolverse mediante el resultado correspondiente.
- Cerrar una acción organiza el seguimiento de cobranza; no reemplaza la registración del recibo o del medio de cobro.
Preguntas frecuentes
Seleccioné una factura. ¿Debo completar también el cliente?
No. YiQi lo completa a partir de la factura. Si se informan manualmente factura y cliente al mismo tiempo, la validación impide guardar la acción.
¿Qué diferencia hay entre Próxima fecha y las fechas del resultado?
Próxima fecha organiza la acción actual. En cambio, la fecha de reagendado, de pago o de retiro se utiliza para crear el nuevo seguimiento cuando se registra ese resultado.
Marqué Pago realizado. ¿La factura queda cobrada?
No necesariamente. Ese resultado cierra la tarea de seguimiento. El pago debe quedar registrado mediante el circuito de cobros y recibos que corresponda.