Orden de Pago

Una orden de pago es un documento que registra una salida de dinero.

Las ordenes de pago siempre cancelan una o varias obligaciones (facturas, impuestos, etc...) con uno o varios medios de pago (efectivo, cheques, transferencias, etc...)

Estados de una Orden de Pago

Las Ordenes de pago se generan automáticamente en la mayoría de los casos. Por ejemplo, al recibir una factura de compra, YiQi crea una orden de pago para cancelar esa factura.

Al crearse, las OP comienzan en el estado Creada. En ese estado, hay que completar los medios de pago.

Una vez completados los medios de pago, hay que solicitar la autorización de la OP, para que la OP pase a Pendiente de autorización. Para poder pedirla, el total pagado tiene que coincidir con el total imputado (las facturas y demás obligaciones canceladas), con la tolerancia definida en Parámetros > Máximo de redondeo.

Si el total imputado de la OP es menor o igual al establecido en Parámetros/Parámetro "Máxima auto-aprobación OP", la OP pasará automáticamente a Autorizada. Sino, el administrador de compras deberá autorizarla manualmente.

Una vez que se realicen o entreguen los medios de pago (por ejemplo las transferencias o cheques), la OP pasará sola a Pagada

Comprobantes y cajas con y sin registración contable

Una orden de pago no puede combinar comprobantes o cajas con registración contable y sin ella. El control se hace al autorizar la OP (tanto en la autorización automática como en la manual): si la combinación existe, la OP no pasa a Autorizada y se muestra el mensaje "Una orden de pago no puede combinar comprobantes o cajas con y sin registración contable". Hasta ese momento la OP se puede cargar igual, así que conviene revisarla antes de pedir la autorización.

• Una factura de compra tiene registración contable si su Tipo de factura tiene código AFIP (aunque sea 0). Si el tipo no tiene código AFIP, el comprobante no genera asiento ni entra en los libros IVA.
• Entre los medios de pago, solo las cajas pueden quedar sin registración contable: una caja la tiene si tiene cuenta contable. Las transferencias, los cheques (propios o de terceros), los débitos, los pagos con tarjeta y las retenciones realizadas siempre cuentan como medios con registración contable.

Antes, una combinación así podía generar un asiento parcial. Si hace falta cancelar los dos tipos de comprobante, hacer una orden de pago para cada grupo.

Cómo pagar varias facturas con una misma OP

Una OP puede cancelar varias facturas del mismo proveedor, siempre que todas estén en la misma moneda. Hay tres formas de armarla:

• Agregar facturas a una OP existente. Cuando una factura de compra pasa a Recibida, YiQi crea una OP en estado Creada con una cancelación por el saldo pendiente de la factura. Mientras la OP siga en Creada, se pueden agregar otras facturas desde la solapa Cancelaciones de Facturación. Solo se pueden elegir facturas del mismo proveedor que tengan saldo pendiente de pago, y tienen que estar en la misma moneda que las facturas que ya están en la OP. Una vez que la OP salió de Creada, ya no se pueden agregar cancelaciones.
• Unificar varias OP. Ver más abajo "¿Cómo unificar dos ordenes de pago al mismo proveedor?".
• Crear una OP desde cero. Desde Compras > Orden de Pago, crear la OP, completar el proveedor y la moneda y usar la opción Cargar Cancelaciones. YiQi carga todas las facturas de ese proveedor, en la moneda de la OP, que tengan saldo pendiente de pago, cada una por su saldo total.

Atención con Cargar Cancelaciones: no agrega una sola factura. Primero borra todas las cancelaciones que tenga la OP y después vuelve a cargar todas las facturas pendientes del proveedor en esa moneda. Después de usarla, revisá qué facturas quedaron incluidas y ajustá los importes si el pago es parcial.

¿Qué sucede al anular una Orden de Pago?

Al anular una OP, YiQi revierte las cancelaciones de obligaciones y los medios de pago procesados, según corresponda. Si un pago en efectivo ya fue entregado, se genera un movimiento inverso de ingreso en la misma caja, por el mismo importe, vinculado al egreso original; el pago queda Anulado. Esto también se aplica cuando existen varios pagos con igual fecha e importe: cada uno se revierte por separado.

Si no es posible identificar con seguridad el egreso original, el proceso de reversión se detiene para evitar compensar otro movimiento. No reintentes la anulación ni generes movimientos manuales sin revisar el resultado del evento, los pagos y el saldo de caja con soporte: la OP puede aparecer como Anulada aunque el proceso no haya terminado correctamente.

Información relacionada

¿Cómo enviar un pago a cuenta?

Para enviar un pago total o parcial a una cuenta, deben ingresarse los instrumentos de pago, las obligaciones canceladas (por ejemplo las facturas) y debe quedar un remanente.

Por ejemplo: Se reciben $1000 en efectivo y se cancela una factura por $900.

Si se quiere solicitar la autorización en ese caso, veremos un mensaje que indica que el monto recibo no coincide con el imputado. La forma de resolver esto es usar la opción "Procesar ajustes". Eso enviaría, en el ejemplo, $100 a la cuenta del proveedor

¿Cómo tomar saldo de una cuenta?

Similar al caso anterior. Se ingresan los instrumentos (si los hay) y las obligaciones, y luego se utiliza la opción "Procesar ajustes". Si el proveedor tiene saldo en su cuenta, se tomará de ahí

En la impresión de la Orden de Pago, cuando puede identificarse el origen del saldo utilizado, el concepto se muestra como Saldo previo NCC si proviene de una Nota de Crédito de Compra, o como Saldo previo anticipo si proviene de un anticipo o excedente generado por otra Orden de Pago. Si el origen no puede determinarse con certeza, se mantiene Saldo previo. Esta descripción no modifica el importe aplicado.

¿Cómo pagar con un medio electrónico (tarjeta, mercado pago)?

Se deben ingresar los pagos en la solapa de pagos electrónicos

¿Cómo realizar un pago parcial de una factura?

Simplemente hay que editar la cancelación (solapa Cancelaciones) e indicar el importe a cancelar. El importe no debe superar el saldo pendiente de pago de la factura: revisalo antes de solicitar la autorización.

¿Cómo calcular retenciones?

Luego de cargar las cancelaciones, presionar el botón "Calcular Retenciones". Eso calculará retenciones sobre el neto de las cancelaciones y lo agregará como un medio de pago.

¿Cómo unificar dos ordenes de pago al mismo proveedor?

Seleccionando dos o más ordenes de pago en estado Creada y utilizando la opción "Unifica OP".

YiQi separa la selección en grupos que tengan el mismo proveedor, la misma Moneda OP y la misma Moneda Facturas (las dos monedas no tienen que ser iguales entre sí, solo coincidir dentro del grupo), y unifica cada grupo por separado. Si un grupo tiene una sola OP, esa OP queda como estaba, en Creada.

En cada grupo:

• Las cancelaciones de todas las OP pasan a la OP más antigua (la de menor identificador) y las demás OP se eliminan.
• La descripción de la OP que queda indica que es una unificación y lista los números de las OP agrupadas, hasta donde entra en el campo.
• Los pagos en efectivo se suman en uno solo. Las transferencias, los débitos y los pagos electrónicos de las OP absorbidas se conservan uno por uno, con sus datos, y lo mismo los cheques.
• Las retenciones de las OP absorbidas se borran y YiQi vuelve a calcular las retenciones de la OP que queda.

Las OP pueden tener medios de pago cargados (por ejemplo, un cheque propio todavía Pendiente de Autorización), pero no medios ya realizados o entregados. Tampoco se pueden unificar OP que tengan ajustes de saldo procesados, liquidaciones de sueldo, movimientos entre cajas o créditos asociados. Si alguna OP del grupo no cumple estas condiciones, la unificación se detiene y muestra el motivo.

¿Cómo pagar con un cheque de terceros?

La OP tiene una opción "Agregar cheque de tercero" que permitirá elegir de uno de los cheques en cartera (es decir, los recibidos)

¿Cómo asignar monto a cuenta ?

Para pagar a cuenta (es decir sin factura) tienes 2 formas:

1. Cargas el pago y procesas ajustes (tradicional)

2. Envías dinero a cuenta y luego cargas el pago

El segundo método es útil si el pago debe incluir retenciones. De esa forma puedes indicarle al sistema cuanto quieres pagar en total y que calcule retenciones sobre eso.

Ejemplo con un método y otro:

Se le quiere pagar $100.000 al proveedor y tendría retenciones por el 1%

Método 1:

Se carga una trx por $100000

Se calculan retenciones (va a dar $1000)

Se procesan ajustes. Se le terminaron pagando $101.000 (trx + retención)

Método 2:

Se envia a cuenta $100.000

Se calculan retenciones por $1000

Se carga una transferencia por $99.000

Se le termiaron pagando $100.000 (trx + retención)

Es decir, si el objetivo es pagarle un monto fijo incluyendo retenciones, se recomienda usar el "Enviar a cuenta"

¿Cómo desasociar una Orden de Pago?

Configuración de comportamiento de una orden de pago

Al ingresar a un proveedor, en la solapa contactos y entrar en el mismo, hay distintos tipos de check que permiten configurar el comportamento de una orden de Pago:

• "Contacto de pago" : Si se encuenta marcado,se enviara el pdf de la op al proveedor:

• "Contacto de facturación", Si se encuenta marcado, se le enviaran las facturas emitidas por mail a este contacto.

• "Contacto de cobranzas": Si se encuenta marcado, se le enviarán los recibos por mail emitidos a este contacto.

• "Contacto de compras ": Si se encuenta marcado, se le enviaran las ordenes de compra por mail emitidas a este contacto.