Importación y despacho
En YiQi, una importación se sigue con el Despacho (Compras > Despacho). Aunque se llame así, funciona como la carpeta de importación: se abre cuando se acuerda la compra con el proveedor, mucho antes de que exista el despacho de aduana, y acompaña a la mercadería hasta que se nacionaliza. El número del despacho aduanero se completa cuando se conoce.
A medida que la operación avanza, el despacho cambia de estado y YiQi registra los asientos que mueven la mercadería por las cuentas de importación.
El circuito de un vistazo
| Momento de la operación | Qué se registra en YiQi | Estado del despacho | Asiento contable |
|---|---|---|---|
| 1. Se acuerda la compra con el proveedor (proforma) | Se crea el despacho con FOB, flete, seguro, Incoterm y valor de cambio, y se presiona Confirmar. | Confirmado | Ninguno. Si se adelanta un pago, queda como anticipo al proveedor. |
| 2. Se embarca la mercadería y llega la factura final del proveedor | Se carga la factura del proveedor del exterior vinculada al despacho. En el despacho se completa la fecha de Salida y se presiona Despachado. | Despachado de origen | La factura: Mercadería a embarcar contra Proveedores del exterior. El despacho: Mercadería en tránsito contra Mercadería a embarcar. |
| 3. Se nacionaliza la mercadería | Se completan el número de despacho, la fecha de nacionalización y los importes de aduana, y se presiona Recibir. | Recibido | Mercadería del exterior contra Mercadería en tránsito. |
| 4. Se liquida el despacho | Con Generar factura de compra se crea la factura de tipo Despacho a nombre de la aduana, que se paga con una orden de pago. Se vinculan los gastos locales y se presiona Calcular Costos. | Recibido | La factura de despacho: IVA crédito fiscal, percepciones y tributos contra la aduana. |
El pago al proveedor del exterior puede hacerse después del paso 1, como anticipo, o después del paso 2, contra su factura. Ver Pagos al proveedor del exterior.
Cómo se mueve la mercadería por las cuentas
Los tres primeros asientos llevan la mercadería de una cuenta a la siguiente, como en el esquema contable habitual de una importación:
| Paso | Lo genera | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Llega la factura del proveedor | La factura de compra del proveedor del exterior, al recibirla | Mercadería a embarcar | Proveedores del exterior |
| Despachado de origen | El despacho, al presionar Despachado | Mercadería en tránsito | Mercadería a embarcar |
| Recibido | El despacho, al presionar Recibir | Mercadería del exterior | Mercadería en tránsito |
Mercadería a embarcar y Mercadería en tránsito son cuentas puente: lo que entra en un paso sale en el siguiente, y al terminar el circuito quedan en cero. La mercadería termina en Mercadería del exterior y la deuda en Proveedores del exterior, hasta que se le paga al proveedor.
La deuda con el proveedor nace de su factura, no del despacho. Si el despacho también registrara la deuda al confirmarse, quedaría duplicada. Por eso Confirmar no genera asiento: el primer asiento del circuito lo genera la factura del proveedor, siempre que esté configurada como se indica en Configuración previa.
Qué importe toma el despacho
Los asientos del despacho toman el FOB y, según el Incoterm elegido, también el flete y el seguro. Cada Incoterm indica qué conceptos incluye con las marcas FOB, Flete y Seguro:
| Incoterm (ejemplo) | Marcas | Importe del asiento |
|---|---|---|
| FOB | FOB | FOB |
| CFR | FOB y Flete | FOB + Flete |
| CIF | FOB, Flete y Seguro | FOB + Flete + Seguro |
| Sin Incoterm | — | Solo FOB |
Ese importe se multiplica por el Valor de cambio del despacho.
Para que las cuentas puente queden en cero
Mercadería a embarcar recibe el importe de la factura del proveedor y entrega el importe del despacho. Para que se cancelen:
- Mismo importe: la factura del proveedor tiene que ser por lo que el despacho toma según el Incoterm. Si la factura final difiere de la proforma, actualizar FOB, flete o seguro en el despacho antes de presionar Despachado.
- Mismo valor de cambio: los dos asientos del despacho usan el valor de cambio del despacho, que se fija al confirmarlo y después ya no se puede modificar. Si la factura del proveedor se carga con otro valor de cambio, la diferencia queda en Mercadería a embarcar y se ajusta con un asiento manual (por ejemplo, contra la cuenta de diferencia de cambio).
Fecha de cada asiento
| Asiento | Fecha |
|---|---|
| Factura del proveedor | Fecha de emisión de la factura, o el período forzado si se informó. |
| Despachado de origen | Fecha de Salida (grupo Depósitos del despacho). Completarla antes de presionar Despachado. |
| Recibido | El día en que se presiona Recibir. Conviene recibir el despacho en la fecha de nacionalización, o revisar el período del asiento si se recibe después. |
| Factura de despacho | Fecha de nacionalización. |
Configuración previa
Se hace una sola vez.
1. Cuentas de importación en Parámetros
En Parámetros > Parámetro, grupo Contabilidad, completar:
| Campo | Cuenta sugerida | Se usa en |
|---|---|---|
| Mercadería a embarcar | Mercadería a embarcar (activo) | Despachado de origen (haber) |
| Mercadería en tránsito | Mercadería en tránsito (activo) | Despachado de origen (debe) y Recibido (haber) |
| Mercadería del exterior | Mercadería del exterior (activo) | Recibido (debe) |
| Proveedores del exterior | Proveedores del exterior (pasivo) | Se exige para confirmar el despacho |
Si falta alguna, el despacho no avanza: Confirmar exige Mercadería a embarcar y Proveedores del exterior, Despachado exige Mercadería en tránsito y Recibir exige Mercadería del exterior.
Mercadería a embarcar y Mercadería en tránsito tienen que ser cuentas distintas. Si son la misma, el asiento de Despachado de origen debita y acredita la misma cuenta y no refleja nada.
2. Cuentas del proveedor del exterior
En la Empresa del proveedor del exterior:
- Cuenta contable (como proveedor): Proveedores del exterior. Es la cuenta del haber en el asiento de su factura.
- Cuenta de Gastos Default: Mercadería a embarcar. Es la cuenta del debe en el asiento de su factura.
La cuenta del debe se elige con este orden de prioridad, renglón por renglón: la cuenta del renglón, la del concepto de compras, la Cuenta de Gastos de la factura y, por último, la Cuenta de Gastos Default del proveedor. Si la factura usa artículos o conceptos que ya tienen cuenta propia (por ejemplo, Mercaderías), esa cuenta prevalece: en ese caso, indicar Mercadería a embarcar en el renglón. Después de recibir la factura, conviene revisar su asiento.
3. Incoterms
En la configuración de IncoTerms, marcar para cada Incoterm si incluye FOB, Flete y Seguro.
4. Aduana
La aduana tiene que existir como Empresa con su Cuenta contable (como proveedor): es a quien se le emite la factura del despacho y a quien se le paga.
Paso a paso
1. Proforma: abrir la carpeta de importación
- Crear el despacho, de una de estas dos formas:
- desde la Orden de compra (en moneda extranjera y con IVA 0), en estado Solicitada, con Generar Despacho. El despacho queda vinculado a la orden;
- desde Compras > Despacho, con Nuevo.
- En Nro de Despacho se puede poner una referencia provisoria (por ejemplo, el producto y "en tránsito"). Se reemplaza por el número aduanero al nacionalizar.
- Completar Incoterms, FOB, Flete, Seguro Total y Valor de cambio. FOB y Valor de cambio son obligatorios para confirmar. Los datos de producción y transporte (fechas de inicio y finalización, ETD, ETA, forward, HBL) son opcionales y sirven para el seguimiento.
- Presionar Confirmar. El despacho pasa a Confirmado y no genera asiento.
Si se le paga al proveedor en este momento, el pago se registra como anticipo: ver Pagos al proveedor del exterior.
2. Embarque: la mercadería sale de origen
- Cargar la factura de compra del proveedor del exterior:
- tipo E y la moneda de la operación (Factura de compra en dólares);
- el mismo valor de cambio del despacho;
- en Despacho, el despacho de esta importación (o agregarla desde la solapa Facturas del despacho).
- Recibir la factura. Su asiento lleva la mercadería a Mercadería a embarcar y registra la deuda en Proveedores del exterior.
- Si la factura final difiere de la proforma, actualizar FOB, Flete o Seguro Total en el despacho.
- En el grupo Depósitos del despacho, completar Salida (y, si se usan, Ingreso, CTNR, Precinto, Buque y Viaje). La fecha de Ingreso al depósito en origen no puede ser posterior a la de Salida.
- Presionar Despachado. El despacho pasa a Despachado de origen y genera el asiento Mercadería en tránsito contra Mercadería a embarcar, con fecha de Salida.
3. Nacionalización: la mercadería ingresa al país
- Completar con los datos del despacho aduanero:
- Nro de Despacho (el definitivo) y Fecha de nacionalización, obligatoria para recibir;
- Aduana;
- Base Imponible USD y Alícuota (y la segunda base y alícuota, si el despacho tiene dos). YiQi calcula el IVA de cada una;
- Derechos Importación, Tasa estadística, Tasa est. monto máx y Otros Impuestos;
- en la solapa Percepciones, las percepciones del despacho (IVA, Ganancias e Ingresos Brutos, este último desglosado por jurisdicción).
- Presionar Recibir. El despacho pasa a Recibido y genera el asiento Mercadería del exterior contra Mercadería en tránsito.
La base imponible figura en el despacho aduanero. Si solo se tiene el IVA liquidado, la base es el IVA dividido por la alícuota: con 21 %, IVA ÷ 0,21; con 10,5 %, IVA ÷ 0,105.
Que el despacho esté recibido no significa que la mercadería ya esté en stock: el stock ingresa con el remito de compra (ver el paso 4).
4. Liquidación del despacho, costos y stock
Factura del despacho
- Desde el despacho en Recibido, presionar Generar factura de compra. Requiere la Aduana, y la segunda alícuota si se informó una segunda base imponible.
- YiQi crea una factura de compra a nombre de la aduana, de tipo Despacho, en dólares, con el valor de cambio del despacho y la fecha de nacionalización. Sus renglones son:
- la base imponible de cada alícuota (sumada y restada, para que solo cuente su IVA);
- Otros impuestos: derechos de importación, tasa estadística, tasa estadística monto máximo y otros impuestos;
- las percepciones del despacho, que quedan vinculadas a la factura.
- Revisar la factura en la solapa Facturas del despacho y recibirla. Su asiento registra el IVA crédito fiscal, las percepciones y los tributos contra la cuenta de la aduana, y entra en el Libro de IVA Compras.
- Pagarla con una orden de pago, como cualquier factura.
Presionar Generar factura de compra una sola vez: si se vuelve a presionar, YiQi crea otra factura igual. Antes de repetirlo, revisar la solapa Facturas.
Gastos locales y costo de la mercadería
- Cargar las facturas de los gastos de la importación (despachante, flete interno, almacenaje, etc.) indicando el despacho en el campo Despacho.
- Presionar Calcular Costos. YiQi reparte entre los artículos el costo de todas las facturas vinculadas al despacho: los renglones de mercadería se asignan a su artículo y los demás gastos se prorratean en proporción al importe de cada artículo. Si la unidad de la factura difiere de la del artículo, usa la tabla de equivalencias. El resultado queda en la solapa Costos y se puede recalcular cuantas veces haga falta.
Ingreso al stock
Cuando la mercadería está físicamente en el depósito, generar el remito de compra, preferentemente desde la orden de compra con Generar Remito, para tomar el detalle de artículos y cantidades. El remito mueve el stock pero no genera asiento. Si en Parámetros está marcado Asignar despacho a Artículo, al procesar el remito YiQi asigna el número de despacho a los artículos que lo tengan configurado.
Pagos al proveedor del exterior
Después del paso 2 (contra la factura). Se paga la factura del proveedor con una orden de pago, como cualquier otra.
Después del paso 1 (anticipo). Todavía no hay factura, así que el pago se registra como anticipo: una orden de pago sin factura, con Asignar monto a cuenta. Queda como saldo a favor en la cuenta del proveedor y, cuando llega la factura, se aplica con Procesar ajustes. Ver Ajustes: Pagos adelantados.
Preguntas frecuentes
¿Por qué Mercadería a embarcar no queda en cero? Suele ser por alguna de estas causas: la factura del proveedor no es por el importe que el despacho toma según el Incoterm, se cargó con otro valor de cambio, o su asiento debitó otra cuenta porque el renglón o el concepto tenía cuenta propia (ver Cuentas del proveedor del exterior).
¿El despacho reemplaza al remito? No. El despacho registra la importación, su contabilidad y sus costos; el stock ingresa con el remito de compra.
¿La factura del proveedor y la factura del despacho son lo mismo? No. La del proveedor documenta la compra al exterior y se le paga al proveedor. La del despacho documenta el IVA, las percepciones y los tributos de la nacionalización y se le paga a la aduana.
¿Puedo cambiar el valor de cambio del despacho? Solo mientras el despacho está en Creado. Al confirmarlo queda fijo, porque lo usan los asientos de Despachado de origen y Recibido y la factura del despacho.
Ver también: COMEX - Despacho, con los videos del circuito.